Kurum İçi – Dışı Yazılı İletişim

İş hayatında sözlü iletişim kadar yazılı iletişimde de yoğun bir trafik yaşıyoruz.  İletişimin doğru ve kurallara uygun yapılması hem zamanımızı hem de kaynaklarımızı etkin kullanmamıza yardımcı olduğu gibi kurum içi ve dışı yazışmalarda şirketin ve kişilerin olumlu algılanmasını sağlar.

Etkili ve okunur bir mail yazmak istiyorsak dikkat etmemiz gereken birkaç konu var aslında.

İsim Soyisim            

İlk olarak mail açılımınızı gerçekleştirirken isim-soy isim bölümünüzü sağlıklı bir şekilde doldurmanızı öneriyorum. Karşı tarafa giden mailde isminizin yarım ya da eksik bir şekilde gözükmesi hoş bir durum değildir.

Konu

Mail atarken kesinlikle konu kısmını boş bırakmıyoruz.  Gün içinde o kadar çok mail alıyoruz ki başlıksız mailler bu anlamda ciddiye alınmayabilir. Ayrıca geçmişe dönük bir arama yapmak istediğimiz zaman konu başlığı filtreleme açısından çok yardımcı oluyor.

Kime ?

Maili esas atmak istediğimiz kişiyi TO’ya, bilgilendirmek istediğimiz kişiye de CC’ye koyuyoruz. Eğer konu ile ilgili gizli bilgisi olmasını istediğiniz bir kişi var ise ya da birbirlerinin mail adreslerini görmemesi gereken kişiler var ise onları da BCC’ye alıyoruz.

Herkese Cevap Ver !

herkes@.... İle gelen maillerde kesinlikle reply to all yapmamaya dikkat edin. Bu kişiler arasında gereksiz bir e-posta birikimine sebep olur.

Mail Başlama ve Bitiş

Maile giriş yaparken selamlama ile başlayalım. Eğer karşımızda ki kişinin isminden cinsiyetini anlayamıyorsak bey/hanım hitaplarını çözümlemeden kullanmayalım.

İçeriğimizi yazarken kısa tutmaya özen gösterelim. Dilbilgisi kurallarına dikkat edelim ve kesinlikle bütün bir maili büyük harf kullanarak yazmayalım.

Maili bitirirken kibar ve saygılı bir biçimde son verelim. Teşekkürler, saygılarımla,sevgilerimle gibi..

Maillerinizin sonunda mutlaka imzamızı ekleyelim. ( Ad-soyad, görev, telefon numarası vb. ),